ISO文書の管理について|ISO14001で環境保全活動をアピール|ISO規格のメリット

ISO14001で環境保全活動をアピール|ISO規格のメリット

ISO文書の管理について

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ISO規格の認定・取得を受ける際には、その規格内容の基準を満たした社内ルールを運用するためのマニュアルを文書化する必要があります。その文書化したマニュアルを審査機関に提出し、審査を合格することによってISO規格の認定・取得を受けることができるのです。その文書作りは大変なものですが、認定・取得後には作成したマニュアルを保守・運用・維持・継続しなければなりません。それは、文書作りよりも大変なことなのです。その理由として、作成したマニュアルであるISO文書にはバージョン管理が必須となるといった点が挙げられます。バージョン管理というのは、運用時に浮き彫りになった改善点による追加・変更・廃棄を一括して管理することを指します。もし、その管理を行なわなかった場合、ISO文書の運用に混乱が生じてしまうでしょう。ISO文書は紙媒体であるがために、誤った追加・変更・廃棄を行なった際には修正が難しいのです。文書管理システムを導入することによって、バージョン管理を効率的且つ適切に行えるようになるでしょう。

文書管理システムというのは、ISO文書の管理を目的として開発されたシステムです。紙媒体のISO文書をデジタルベース化し、システム上のデータベースにて管理します。そうすることで、バージョン管理時における追加・変更・廃棄にミスがあっても、簡単に修正することができるのです。また、文書管理システムはセキュリティ性も高いため、改竄防止にも繋がります。このように、文書管理システムを導入することによって、その運用が効率的且つ効果的になるだけでなく、安全面も保持することができるのです。もし、ISO規格の保守・運用・維持・継続が難しいと考えている企業があるならば、文書管理システムの導入をお勧めします。